Feria de Proyectos Febrero de 2016

La Feria de Proyectos es y será de TODOS, recordemos que es el medio que tendremos los clubes Rotarios de COLOMBIA de establecer relaciones con Rotarios de diferentes clubes INTERNACIONALES.
La logística de la Feria es la siguiente:

ANTES:
* Los clubes deberán desde ya seleccionar los proyectos que van a llevar a la Feria de Proyectos.
* Una vez seleccionados los proyectos los deberán diligenciar y enviar al comité de Proyectos de cada Distrito para que se los revisen y den sus opiniones.
* Diligenciar los proyecto en los dos formatos entregados por el comité de Proyectos, uno en power point para ser presentado a los Rotarios del exterior (se le puede anexar fotos) y el otro en world que será el resumen que se le entrega al Rotario Internacional que esta interesado.
* Comité para Proyectos Distrito 4271 o EGD Luis Homero Álvarez alvarezalh@hotmail.com o EGD Eduardo de la Cruz eduardod@une.net.co o German Spciker gspicker@hotmail.com
* Comité para Proyectos Distrito 4281 o EGD Álvaro Reyes alrecru@yahoo.com, o Myriam de Jiménez mysanjim@hotmail.com, o Carlos Buritica caburitica@utp.edu.co
* Mandar dichos formatos (2) diligenciados en español al EGD Álvaro Reyes que es el líder del comité de proyectos de la Feria, alrecru@yahoo.com, para ir unificándolos y traducirlos.
* Contactar e invitar a posibles Rotarios del extranjero con quien ya tiene contacto el club tanto porque han apadrinado proyectos posteriormente o porque tiene vinculo personal con alguien del club.
* Invitar a todos los Rotarios del Exterior donde alguien de su club ha tenido privilegio de compartir gracias al intercambio de jóvenes; esta será una oportunidad
muy especial para que las familias anfitrionas de nuestros programas de intercambio de jóvenes, conozcan Colombia.


* Separar el Stand de cada club, cuyo valor es de US $120 con derecho a un proyecto. Se puede compartir un stand máximo 2 clubes por Stand y el costo es de US$ 150 con derecho a dos proyectos, uno para cada club. El valor de stand o Proyectos se deberá cancelar al Agente de Finanzas, el EGD Carlos Arango (agregar información de la cuenta), reportando al correo caarango1@cable.net.co o al finanzas@colrotarios.org anexando la información del club que cancela.
* La cuenta para consignar todo lo referente a la feria de proyectos es…
- Banco de Occidente
- Ahorros
- Numero 019-84839-9
- Colrotarios
- Tasa de Cambio Representativa del Mercado (oficial) del día en que hacen la consignación.
* Una vez se cancele el stand enviar copia de consignación a Sonia Uribe al sonuribe@gmail.com con copia de la consignación para que el club seleccione la ubicación del stand en el mapa del salón. Entre mas pronto canceles el stand podrás escoger el lugar de éste.
* Registrar la cantidad de proyectos que desean llevar y diligenciarlos en los formatos establecidos. Se deben enviar antes del 30 de Noviembre, ya que hay que realizar un folleto con todos los proyectos para entregárselos a los Rotarios Internacionales (recuerde que cada stand tiene derecho a 1 proyecto)
* Cada proyecto adicional tiene un costo de US$ 30 que se deberá cancelar a EGD Carlos Arango como tesorero. Es necesario coordinar su traducción, la logística de presentación para los visitantes y ser incluido en el folleto que se le entrega a cada uno de ellos. Adicionalmente de acuerdo al numero de Proyectos tendremos traductores disponibles para apoyar los clubes con los visitantes extranjeros.
* Seleccionar quien irá de cada club a representarlos en la Feria. Se sugiere que sea alguien que tenga mucha claridad en los proyectos que van a lanzar, que sea extrovertido y socialmente muy activo, y de preferencia, que hable ingles, porque si bien en la feria van a ser expuestos los proyectos en ingles y van a tener varios traductores para apoyar a los Rotarios, es bueno que en las actividades sociales puedan interactuar de forma natural.
* El valor de registro de la persona que representan el club es de US$80 por cada uno. No hay límite de personas, pueden asistir cuantos Rotarios deseen inscribirse. Ellos tendrán derecho a escarapela, material para tomar notas, su puesto en el stand, participar de la inauguración, puesto de café y refrigerio para los días sábado y domingo, almuerzo para el sábado e invitación para la clausura. Este dinero se consigna al EGD Carlos Arango tesorero de la Feria.
* Hacer las reservas en el hotel sede que será el HOTEL CARIBE si así lo desea. Al solicitar la reserva deberá anunciar que es para la Feria de Proyectos Rotaria para que le asignen la tarifa especial, la cual esta muy acorde a precios de Feria.. http://www.hotelcaribe.com Contactar directamente a Gloria Arias al Tel (57-6)5601160 ext .1160
* Reservar desde ya su tiquete aéreo si es el caso. Ya el Comité está anunciando las promociones de aerolíneas. Éstas le ayudaran a que el desplazamiento sea mas económico.
* Realizar información de su club en ingles y hacer tarjetas personales para entregar a los visitantes. Si así lo desean.


DURANTE:
* La feria comienza el día viernes 5 de Febrero. Los Rotarios que tendrán stand deberá llegar al inicio de la tarde para recibirle y decorarlo a su gusto, dándole la identidad de su club. Cada stand será entregado con el nombre del club al cual pertenece, con mantel y sillas para los participantes previamente registrados. Podrán colocar la decoración que ustedes consideren. Si requieren energía, lo deben manifestar con antelación para ser suministrada, si requieren computador o pantalla para proyectar, lo deben llevar cada club. Cada club deberá llevar los insumos que requiere para la decoración particular de su stand.
* Los Rotarios deberán estar siempre en el stand dispuestos a brindar la información solicitada por los visitantes.
* Participar muy activamente de la feria integrándose con los participantes que llegan, logrando una relación amistosa.
* Participar de las actividades sociales que son propicias para establecer relaciones mas cercanas con nuestros visitantes, que le permitirán una mejor relación para conseguir patrocinadores internacionales.
* Solicitar y organizar el mayor numero de tarjetas de los Rotarios internacionales que nos visitan para mantener contacto permanente con ellos.


DESPUES:
* Organizar el listado de contactos interesados en sus proyectos para que empiecen cuanto antes a tener comunicación virtual con ellos. Es importante que tengamos claro que, la feria es un momento propicio para establecer relaciones frente a frente pero la comunicación virtual o telefónica es sumamente importante después de concluir la feria, para el éxito de los proyectos.
* Informar al “Comité de Feria de Proyectos”, cuales proyectos fueron apadrinados con éxito, como fruto de nuestra I Feria, a fin de llevar las estadísticas necesarias.

APROVECHA ESTA OPORTUNIDAD DE CRECER Y TRASCENDER COMO CLUB EN
LA 1era FERIA DE PROYECTOS
¡TE ESPERAMOS!


Sonia Uribe L.
EGD 2009 – 2010
Convocadora Feria de Proyectos